コラム

■期末特有の仕訳を一覧化して対応しやすくする

経理業務のなかには、減価償却費や前払費用の振替など、期末にだけ発生する仕訳があります。
こうした処理は年に一度しか行わないため、「これ、なんだったっけ？」と戸惑うこともあるかもしれません。

そのような混乱を防ぐためにも、期末に必要となる仕訳を一覧にまとめておくと安心です。
あらかじめ整理しておくことで、毎年の作業をスムーズに進めやすくなります。

会計事務所に記帳を依頼している場合でも、どのような処理があるのかを知っておくだけで理解が深まり、確認もしやすくなるのではないでしょうか。

■具体的な仕訳をイメージしておく

期末に計上する代表的なものとしては、前納した保険料や地代家賃、未収金、減価償却費などがあげられます。

たとえば、地代家賃を前払いしている場合には注意が必要です。
６月決算の会社を例にすると、６月末に７月分の家賃を支払っているケースでは、その支出は翌期に対応するものとなります。
この場合は当期の費用とはせず、前払費用として処理する必要があります。

そのほかにも、未払金の計上や、小売業であれば在庫の計上など、期末ならではの処理がいくつかあります。

法人税については会計事務所で計算されることが多いため、大きな心配はありませんが、期末特有の仕訳があることを押さえておくと、全体の理解がぐっと深まります。

■マニュアル化して経理の精度を高める

期末には、通常の月次とは異なる会計処理が発生します。
こうした内容を経理担当者が理解していくことで、数値の違和感に気づきやすくなったり、月次決算のスピードが上がったりと、さまざまなメリットが期待できそうです。

結果として、社内全体の数字に対する意識や精度の向上にもつながっていくのではないでしょうか。

まずは一度、期末の仕訳を整理し、マニュアルにしておくことをおすすめします。

【メッセージ】

期末には、会計特有の仕訳が発生します。
こうした内容に経理担当者が慣れていくことで、数値の異常に気づきやすくなったり、月次決算において試算表をスムーズに作成できたりと、自社の計数に対する意識や精度も高まっていくはずです。

まずは一度、マニュアル化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

■帳簿の保存が不十分だと、消費税の控除が受けられなくなる

前回のブログでは、消費税における「事業者判定」の基本についてお伝えしました。
自社が免税事業者なのか課税事業者なのか、そしてどの計算方法になるのかを押さえることで、全体の流れが見えやすくなる、というお話でした。

今回はその続きとして、実際に計算を行ううえで見落としやすい「帳簿の取り扱い」について見ていきましょう。

消費税について考えるとき、もうひとつ見落としがちな大切なポイントがあります。
それが、帳簿の取り扱いです。

２期前の課税売上が５０００万円を超えると、原則課税の対象となります。
この場合、納める消費税は「課税売上にかかる消費税」から「課税仕入れにかかる消費税」を差し引いて計算されます。

ただし、ここで注意しておきたい点があります。
必要な帳簿や請求書がきちんと保存されていないと、仕入れにかかる消費税の控除が認められない可能性があるのです。

つまり、本来であれば差し引けるはずの金額が控除できず、結果として納税額が大きくなってしまうことも考えられます。

なお、法人の場合、帳簿や書類の保存期間は７年間とされています。

■定款は「うっかり」を防ぎ、確実に保管しておく

併せて、消費税以外の帳簿についても確認しておきましょう。
図の通り、それぞれ保存が必要な書類があります。

なかでも定款は、つい保管が後まわしになりがちですが、永久保存が求められる重要な書類です。
気づいたときには見当たらない、ということがないよう、あらかじめ管理方法を決めておくと安心です。

経理に関わる書類については、「基本は７年」と覚えておくと整理しやすくなります。

【メッセージ】
消費税に関する帳簿の扱いは、少しの油断が思わぬ負担につながることがあります。
仕入れにかかる消費税を控除できない場合、本来支払う必要のない税額まで納めることになりかねません。

こうした事態を防ぐためにも、日頃から帳簿や書類の管理を丁寧に行っておきたいところです。
迷う点があれば、顧問税理士さんと相談しながら、安心して対応を進めていきましょう。

■まずは「免税／課税」と「簡易課税／原則課税」を判定する

多くの社長や経理担当の方とお話ししていると、
「消費税は少し苦手で…」という声をよく耳にします。
専門的な分野ではありますが、基本の考え方を押さえておけば、決して難しいものではありません。

消費税でまず大切なのは、
自社が免税事業者なのか、課税事業者なのか、
そして課税事業者であれば、簡易課税なのか、原則課税なのかを判定することです。

図の通り、消費税には「第１判定」「第２判定」「第３判定」と、３段階の判定があります。

まず第１判定では、基準期間である「２期前の課税売上」によって、納税義務の有無が決まります。

・２期前の課税売上が１０００万円以下　→　免税事業者
・１０００万円超　→　課税事業者

なお、１０００万円以下であっても、届け出をすることで課税事業者になることも可能です。
ここが、免税か課税かの分かれ道となります。

免税事業者であれば、少なくとも今期の消費税の納税はありません。

続いて第２判定では、課税事業者となった場合に、
簡易課税か原則課税かを判断します。

・２期前の課税売上が１０００万円超〜５０００万円以下　→　簡易課税を選択可能
・５０００万円超　→　原則課税

つまり、２期前の課税売上によって、
今期が免税か課税かだけでなく、計算方法まですべて決まるということです。

■課税売上5000万円以下なら簡易課税がラクで有利

２期前の課税売上が５０００万円以下の場合、多くの会社が簡易課税を選択します。
理由は、原則課税に比べて帳簿処理がシンプルだからです。

簡易課税では、業種ごとに「みなし仕入率」が定められており、その割合を使って消費税を計算します。
これが第３判定（業種による判定）です。

業種は次の６つに分類されます。

卸売業 → 第１業種
小売業 → 第２業種
製造業 → 第３業種
飲食業など → 第４業種
サービス業（税理士・保険業・金融業など） → 第５業種
不動産業 → 第６業種

この業種ごとに、みなし仕入率が異なります。

たとえば、わたしたちの事務所は第５業種に該当するため、売上の50％を仕入れとみなして差し引くことができます。
仮に課税売上にかかる消費税が１００万円であれば、その半分を差し引くことができるため、計算もシンプルです。

サービス業のように仕入れが少ない業種では、この方法のほうが有利になるケースが多くなります。

なお、卸売業ではみなし仕入率が90％と高く設定されています。
商品を仕入れて販売する業態のため、こういった仕入率になっているのです。

このように、簡易課税は売上を把握していれば計算できるため、多くの会社に選ばれています。

■売上が５０００万円を超えると原則課税になる

一方で、２期前の課税売上が５０００万円を超えると、簡易課税は選択できず、原則課税で計算することになります。

原則課税では、
・売上ごとの消費税
・仕入や経費ごとの消費税
を一つひとつ確認し、課税売上に係る消費税から、課税仕入に係る消費税（インボイス番号があるもの）を差し引いて計算します。

そのため、簡易課税に比べると手間はかかりますが、正確な計算が求められる方法です。

【メッセージ】
「課税売上」という言葉を使っていますが、消費税の世界には「非課税」「不課税」といった取引もあります。
ただ、ここで細かく考え始めると混乱しやすいため、まずは
「消費税がかかる取引を基準に考える」
というイメージを持っておけば十分です。

また、最近はインボイス制度も関係してきますが、まずは
「自社がどの事業者に該当するのか」
を押さえることが第一歩です。
ここが理解できれば、その後の判断もスムーズに進めやすくなります。

■年末調整の手引きはオンラインで公開されている

年末調整の時期は過ぎましたが、次に備えて情報を整理しておくには、いまがちょうどよいタイミングかもしれません。

図に掲載しているのは、年末調整の時期になると税務署から事業者へ送られてきた冊子『年末調整のしかた』と『給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引』の表紙です。

これらの冊子は、源泉徴収を行う会社にとって毎年確認しておきたい大切な資料ですが、令和４年（2022年）からは紙の冊子の配布が行われなくなりました。
紙資源の節約などを目的として、現在は国税庁のホームページで閲覧する形になっています。

とはいえ、内容そのものがなくなったわけではありません。
これまで冊子として配布されていたものと同じ資料が、国税庁のホームページに掲載されています。
紙で手元に置いて確認したい場合は、ダウンロードして印刷しておくと安心です。

例年、これらの資料は９月末頃に国税庁のホームページへ掲載されます。
年末調整の準備を始める10月頃になったら、一度ホームページを確認しておくのがおすすめです。

次の年末調整に備えて、最新の資料を上手に活用しつつ、いまのうちから仕組みを押さえておきましょう。

■年末調整と確定申告の関係を理解しよう

今回は、年末調整の概要と、経理・総務担当者が取り扱う主な書類についてお伝えします。

年末調整とは、毎月の給与から源泉徴収している所得税について、年間の税額を計算し直し、過不足を調整する手続きのことです。
経理・総務担当者の立場から見ると、社員の所得税を最終的に精算する大切な業務と言えるでしょう。

年末調整では、いくつもの申告書や関連書類を扱うことになります。
担当者は、業務が完了するまで多くの書類を整理しながら手続きを進めていきます。

年末調整の内容は、確定申告とほぼ同じ仕組みです。
違いは、年末調整では対応できない控除があるという点です。
その場合は、本人が確定申告を行うことになります。

年末調整では対応できない主な控除には、次のようなものがあります。

・医療費控除
・寄付金控除
・雑損控除
・住宅ローン控除（初年度のみ）

これらについては、社員本人が確定申告で手続きを行います。

■年末調整に関する書類と保管期間

年末調整に関する書類は、一定期間の保管が義務づけられています。
主なものは次の通りです。

・賃金台帳
原則5年間の保管が必要ですが、源泉徴収簿を兼ねている場合は7年間保存します。

・源泉徴収簿綴（つづり）
① 源泉徴収簿
翌年1月10日の翌日から7年間保管

② 給与所得者の基礎控除申告書
兼 給与所得者の配偶者控除等申告書
兼 年末調整に係る定額減税のための申告書
兼 所得金額調整控除申告書
→ 7年間保管

③ 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
翌年1月10日の翌日から7年間保管

④ 給与所得者の保険料控除申告書
翌年1月10日の翌日から7年間保管

とくに②の書類は名前がとても長く、制度改正のたびに名称が少し変わることがあります。
そのため、「年末調整の申告書のひとつ」と覚えておくとよいでしょう。

■会社が税務署・市町村へ提出する書類

年末調整の時期になると、会社は税務署や市町村へ提出する書類もあります。
主なものは、次の2つです。

① 法定調書合計表
法定調書とは、所得税法などの規定により税務署へ提出が義務づけられている書類のことです。
種類はかなりありますが、多くの会社が関係するものは次の6つです（該当がなければ提出不要）。

・給与所得の源泉徴収票（給与支払報告書）
・退職所得の源泉徴収票・特別徴収票
・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
・不動産の使用料等の支払調書
・不動産等の譲受けの対価の支払調書
・不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書

これらをまとめたものが「法定調書合計表」です。
法定調書と併せて、毎年1月末日までに税務署へ提出します。

② 総括表
総括表は、給与支払報告書を市町村へ提出するときの、表紙のような役割を持つ書類です。

会社は、社員の住所地の市町村へ「給与支払報告書（所得税の源泉徴収票に相当するもの）」を提出します。
これをもとに、社員の住民税が計算されるのです。

そのため、総括表は社員が住んでいる市町村ごとに分けて作成する必要があります。

【メッセージ】

「法定調書合計表」や「総括表」の具体的な書き方まで説明し始めると、かなり専門的な内容になります。
顧問税理士がいる会社であれば、必要な情報を伝えることで、作成や提出を代行してもらうことも可能です。
無理にすべてを覚えようとせず、専門家と連携しながら進めていきましょう。